FKM - Software Fahrtkostenmanagement Fahrgemeinschaften
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Stand 16.05.2016

Die FKM - Software (Fahrtkostenmanagement) ist eine Anwendung um schnell, sicher und nach einheitlichen Regeln aus einer Gruppe von Personen Fahrgemeinschaften zu bilden.

z.B. für

  • Dialysefahrten
  • Verteilung von Waren
  • Flughafencrews
  • Schülerfahrten
  • Sammelfahrten
  • etc.
   

Bildung von Fahrgemeinschaften?

Die Bildung der Fahrgemeinschaften unterliegt nicht nur den Regeln des Ortes, wo die Personen sind, sondern beinhaltet weitere Optionen zur Bildung der Fahrgemeinschaften:

  • nach wirtschaftlichen Kriterien, also die optimale Konstellation zum günstigsten Preis zu bilden
  • nach der sozialen Komponente, also wie oft sind gleichbleibende Fahrgemeinschaften möglich
  • aus dem Ergebnis wird ein Preis pro Fahrgemeinschaft und der Durchschnittspreis aller Fahrgemeinschaften ermittelt
  • in den Projektoptionen können die Projektparameter verändert werden. Genauso wie die Personenparameter. Daraus können schnell mehrere Kalkulationen und die Auswirkungen der Änderung der Parameter in der Kalkulation anhand der Fahrgemeinschaften und Preise nachgestellt werden

Wer kann die FKM-Software nutzen?

Der Anwendungsbereich der FKM-Software ist geeignet für

  • den Auftragnehmer eines FKM-Projekt um die Möglichkeiten von Fahrgemeinschaften schnell, sicher, gleichbleibend und effektiv kalkulieren zu können.
  • den Auftraggeber, der mit seinem Dienstleister einen Pauschalpreis pro Fahrgemeinschaft vereinbaren und unnötige Einzelfahrten vermeiden will

Wenn jemand solche Fahrgemeinschaften einmal per Hand zusammengestellt hat wird derjenige gemerkt haben, das er für +- 50 Personen dazu mehrere Tage benötigt.

Weiteres Problem sind Veränderungen bei den Personen der Fahrgemeinschaften. Die Kalkulation muss wiederholt werden, was einer kompletten Neukonstellation gleich kommt und dauert wieder mehrere Tage.

Die FKM - Software kann genau diesen Aufwand abfangen und in wenigen Minuten einen aktuellen Stand der Fahrgemeinschaften, Preisen, mit unterschiedlichsten Optionen ermitteln.

Die folgenden Beschreibung beziehen sich auf ein Beispielprojekt zu einem FKM - Projekt für Dialysefahrten. Alle Angaben / Parameter müssen für andere Projekte umgedeutet werden.

 

Wie funktioniert die Anlage und der Ablauf von Projektkalkulationen

 

1. Anlage Projekt und Projektparameter

In den Projektparametern werden die Grundeinstellungen vorgegeben, die aber auch geändert werden können, und so die Fahrgemeinschaften und Preise in unterschiedlichen Konstellationen zeigen können.

Projektparameter sind:

  • das Ziel der Fahrt, genannt Zentrum. Innerhalb eines Projektes

    kann 1 Zentrum verwendet werden

    können mehrere Zentren verwendet werden

    kann ein Hauptzentrum und die Verteilung auf mehrere andere Zentren gewählt werden. Z.B. Klinikum Wetzlar und Behandlung in Zentrum A oder in Zentrum B

  • der Standardtarif mit dem die Strecken berechnet werden. Zusätzlich können abweichende Tarifregeln vergeben werden auf bestimmte PLZ-Gebiete oder die Anzahl der Teilnehmer in einer Fahrgemeinschaft
  • Beteilige Kostenträger bestimmt, wenn mehrere Kostenträger am Projekt teilnehmen, welche Kostenträger berücksichtigt werden sollen
  • Fahrzeugregeln bestimmt welche Fahrzeugtypen am Projekt teilnehmen sollen
  • Zeitparameter sind zusätzliche Zeiten für
    • Zeit Verpflegung sind die Vorgaben wenn zur Ankunfts- / Abholzeit weitere Zeiten hinzukommen
    • Vor- Nachlaufzeit sind die Zeiten in der ein Teilnehmer der Fahrgemeinschaft maximal auf die Teilnahme in einer Fahrgemeinschaft warten muss
  • Fahrzeugparameter zum verwendeten Transportmittel und Anzahl der Personen pro Fahrgemeinschaft (max. 3 Personen)
  • Streckenparameter für Hin- und Rückfahrten oder nur Hin- oder Rückfahrten. Zusätzliche die Differenz Zeit und/oder Differenz KM wie viel länger eine Fahrt in der Fahrgemeinschaft zur Einzelfahrt dauern darf
  • eigene Ausschlusskriterien bestimmt welche Kombination der Kriterien nicht mehrfach ein Fahrzeug verwendet werden darf

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2. Anlage / Import Personen als Teilnehmer im Projekt und Parameter

  • die Personen können über eine vorgegebene Excel-Struktur importiert oder manuell angelegt werden. Beim Import können auch bereits verschiedene Personenparameter wie Tage, Zeiten, Zeit Verpflegung und Transportmittel importiert werden.

    • Die Adressen werden beim Import / Anlage geokodiert

  • über die Personenparameter können folgende Angaben zur Person bestimmt werden:
    • Kostenträger
    • Zentrum
    • Tarif
    • Fahrzeugdaten wie Fahrzeugtyp, Anzahl Personen pro Fahrzeug, Ausschlusskriterien, Hin-/Rückfahrten. Diese Angaben können auch befristet vergeben werden.
    • Angabe zu den Tagen, Beginn - Ende als Ankunfts- und Abholzeit, zusätzliche Zeiten
  • über eine Schnellzuordnung kann einer Gruppe von Personen ein einheitlicher Tarif oder ein einheitliches Zentrum zugeordnet werden

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3. Start und Ablauf der Kalkulation

  • beim ersten Start wird einmalig eine Berechnung der logisch möglichen Kombinationen gebildet
  • es werden anhand der vorgegebene Projekt- und Personenparameter eine Kalkulation erstellt
  • werden Personen- und Projektparameter geändert, bildet die Kalkulation das Ergebnis anhand der geänderten Konstellation ab.

    • So kann mit verschiedenen Zentren / Zeiten / Kostenträgern / Transportmittel etc. unterschiedliche Kalkulationen erstellt werden. Also unterschiedliche Ergebnisse zur Bildung der Fahrgemeinschaften und unterschiedliche Preise.

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Kalkulationsergebnis

 

Kalkulationsergebnis Projekt

Das Kalkulationsergebnis liefert detaillierte Informationen zu Anzahl der Fahrgemeinschaften, KM, und Preisen:

  • Kalkulationsergebnis Zentrum sind die Berechnungen pro Zentrum, wenn mehrere Zentren verwendet werden
  • Kassenbezogene Preise sind die Ergebnisse pro Kostenträger, wenn mehrere Kostenträger am Projekt beteiligt sind

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Fahrgemeinschaften

In den Fahrgemeinschaften werden die Angaben zu den Teilnehmer, Tage, Hin-Rückfahrten, Kostenträger, Zentrum, Einzel-Km / Kosten, FKM-KM / Kosten und Einsparungen ausgegeben.

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Kalkulationen manuell editieren

Auf Kalkulationen kann manuell eingegriffen werden indem

  • Projekt- Personenparameter gesetzt werden um z.B. Einzelfahrten zu erzwingen
  • Fahrgemeinschaften können manuell gebildet werden
  • Fahrgemeinschaften können abgeschlossen werden und werden so in Folgekalkulationen nicht weiter verändert

Das Ergebnis der Kalkulation kann exportiert werden und dann in Excel weiter bearbeitet werden

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Weitere Informationen zur FKM-Software

  • es können Fahrgemeinschaft mit maximal 3 Teilnehmer gebildet werden
  • die Vorgabe der Personen pro Projekt hat keine Einschränkungen. Es können Projekte mit 15, 150, 1500 Personen kalkuliert werden. Eine höhere Anzahl bedeutet lediglich eine längere Rechenzeit
  • jedes Projekt kann editiert werden. So kann immer der aktuelle Stand abgebildet werden
  • als Systemvoraussetzung wird ein MS-SQL-Server erwartet. Des weiteren ein Onlinezugang da die Lizenzierung der Projekte auf einem PTA-Team-Server erfolgt.
  • Nutzung der FKM - Software wird nur für eigene Projekte lizenziert. Eigene Projekte sind Projekte in denen der Anwender, oder das Zentrum, das eigene Unternehmen ist. Es ist nicht möglich Projekte "im Auftrag anderer" zu kalkulieren.
  • die FKM-Software ist im praktischen Einsatz  z.B. bei

    • PHV – Patienten-Heimversorgung Gemeinnützige Stiftung

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Optionen zur Nutzung der FKM-Software

 

1. Auftragskalkulation

Auftragskalkulation bedeutet PTA-Team erstellt die Kalkulation anhand übermittelter Daten in einer EXCEL-Datei.

Das ist für denjenigen der einfach einmal ein Projekt durchrechnen will, aber keine Folgekalkulationen, keine Pflege des Projekt wünscht.

  • es wird eine Datenschutzvereinbarung zur Auftragskalkulation vereinbart
  • wir liefern eine Vorgabe zu den Angaben und Struktur in der Excel-Datei, die dann vom Kunden erstellt wird
  • dazu eine Liste der gewünschten Projektparameter
  • anhand der übermittelten Personendaten und Projektparameter erstellen wir mehrere Projektkalkulationen, wenn gewünscht, in einem bestimmten Zeitraum
  • der Kunde erhält das Kalkulationsergebnis in Form von Ausdrucken (PDF) und exportierten EXCEL-Daten zurück und kann diese Daten dann selbst weiter auswerten und verarbeiten

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2. Anwendung und Projekte kaufen

Anwendung und Projekte kaufen ist für denjenigen geeignet, der eine überschaubare Anzahl von Projekten verwalten will und diese auch selbst langfristig selbst neu kalkulieren und optimieren will

  • der Anwender kauft die Lizenz zur Nutzung der FKM-Software auf einem Rechner oder optional im Mehrplatzbetrieb
  • dazu die jeweilige Anzahl der einzelnen Projekte. Hat er aktuell nur 1 Projekt / Zentrum wird nur 1 Projekt lizenziert. Kommt ein weiteres Projekt / Zentrum dazu kann dieses separat lizenziert werden

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3. Anwendung ohne Projektgrenzen kaufen

Anwendung ohne Projektgrenzen ist für denjenigen geeignet der eine nicht absehbare Anzahl von Projekten kalkulieren will

  • der Anwender kauft die Lizenz zur Nutzung der FKM-Software auf einem Rechner oder optional im Mehrplatzbetrieb
  • ohne Einschränkung wie viele Projekte kalkuliert werden sollen

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