Sie kennen das Problem das Sie Schriftstücke parallel zur Ihrer EDV erfassen, in Ordnern ablegen und dann bei Bedarf wieder suchen. Mehrere Mitarbeiter müssen von verschiedenen Arbeitsplätzen auf die gleichen Schriftstücke zugreifen und diese entsprechend suchen. 

Dann bietet Ihnen das Zusatzmodul Archivierung dazu die Lösung. Damit können Sie Schriftstücke per Scanner einlesen und den Vorgängen zuordnen. Die archivierten Schriftstücke stehen sofort im gesamten System, an mehreren Stellen und auch in einem Mehrplatzsystem zur Verfügung. 

Es können auch beliebige Arten von Dokumenten, wie PDF-Dateien, Word-Dateien etc. archiviert werden, wenn diese in Grafiken konvertiert werden. Dazu gibt es jede Menge von Anwendungen, die das können. Z.B. Paperport kann als Drucker installiert werden. Sie drucken dann Ihre Dokumente auf den Paperport-Drucker und dieser übergibt die Dateien an die Archivierung.

Zusätzlich können auch Gesprächs- Telefonnotizen zentral verwaltet werden.  (Artikel *2330000)

• Archivierung von Schriftstücken 
• Zugriff auf die Archivdaten
• Systemvoraussetzungen
• Empfohlene Hardware
• Ihre Vorteile

Archivierung von Schriftstücken 

• die Schriftstücke werden über einen Scanner eingelesen und dann in einer Vorschau angezeigt
• hier können diese kontrolliert, gelöscht oder weitere Schriftstücke nachgeladen werden
• mehrere Dokumente können zu einem Archivdokument zusammengefasst werden

  

   

• die Anzahl der Schriftstücke ist unbegrenzt
• die Archivierung kann in beliebiger Auflösung und grau/schwarz weiß/Farbe erfolgen
• es können Schriftstücke von der Visitenkarte bis DIN A4 erfasst werden
• Schriftstücke und Notizen können aus den Belegdaten, Rechnungsausgangsbuch, Rechnungskundenstamm, Patientenstamm und Krankenkassenstamm erfasst werden.

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Zugriff auf die Archivdaten

• sofort nach dem Import stehen die Daten im Archiv auf allen Arbeitsplätzen sofort zur Verfügung
• dazu ist eine Vorschau, eine Vergrößerung und die Liste der archivierten Daten zum Vorgang verfügbar

• die archivierten Daten können
  • in der Ansicht zum nachlesen vergrößert / verkleinert
  • gelöscht
  • kommentiert
  • gedruckt
  • direkt per Email an beliebige Empfänger verschickt

  werden.

• in den Stammdaten (Patienten-, Rechnungskunden-, Krankenkassenstamm) gibt es einen zentralen Zugriff auf alle Archivdaten, die zum jeweiligen Stamm gehören
• wird ein Schriftstück z.B. zu einer Rechnung archiviert, ist dieses automatisch auch über den Rechnungsempfänger in den Stammdaten wieder aufrufbar
• zusätzliche Filteroptionen ermöglichen die Suche nach älteren Archivdaten

• über die Notizfunktionen können Gesprächs- oder Telefonnotizen im gesamten System, in allen relevanten Stammdaten hinterlegt werden

Systemvoraussetzungen

• jeder Scanner der *.Jpg - Grafikdateien erstellen kann

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Empfohlene Hardware

Was jeder erst einmal als Scanner kennt sind Mutifunktionsgeräte wie Drucker/Scanner/Telefax in einem Gerät oder den Flachbettscanner. Beide Gerätetypen sind nur bedingt für eine Archivierung geeignet.

Optimal sind kleine, schnelle Einzugsscanner, die problemlos auf jedem Schreibtisch Platz haben.

Die Abbildungen sind vom Hersteller Visoneer. Vorteil dieser Scanner:

• platzsparend auf dem Schreibtisch
• Zusatzsoftware, die es ermöglicht Scans direkt in das Zusatzmodul Archivierung zu übergeben
• auch können spätere Dokumente, wie Email im Eingang, mit einem Mausklick direkt an das Zusatzmodul Archivierung direkt übergeben werden
• größter Vorteil ist aber die Geschwindigkeit und der benötigte Speicherplatz. Vergleichen Sie einen Einzugsscanner mit dem Zusatzmodul Archivierung und einem Multifunktionsgerät mit Mehrblatteinzug und der Ausgabe als PDF - Datei bei 5 DIN A4 - Seiten:

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Ihre Vorteile

• schnelle Archivierung von Schriftstücken und Notizen zu Belegen, Rechnungen und Stammdaten. Keine Suche im Ordner.
• schneller Zugriff auf die Archivdaten aus der Anwendung. Schnelle Antwort / Klärung bei Rückfragen.
• keine Suche von Schriftstücken.
• archivierte Daten können bei Bedarf als Druck / Email neu verteilt werden.
• Bereitstellung / Verteilung im Mehrplatzbetrieb auf allen Arbeitsplätzen.

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